Als je veel waarnemingen hebt en hiervan een computerbestand hebt aangelegd is het handiger om in plaats van formulieren een floppy naar het Libellenproject op te sturen. Dit bestand moet echter wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Allereerst gaat de voorkeur uit naar bestanden die gemaakt zijn in PARADOX of in DBase. Bestanden uit spreadsheet programma's zoals QUATTRO kunnen ook gebruikt worden. Ascci bestanden waarin de gegevens in vaste kolommen staan zijn ook bruikbaar. Ten tweede de struktuur van het bestand. Hieronder kun je zien hoe het bestand van het Libellenproject (in PARADOX) is opgebouwd met de veldnamen en veldtypen. De struktuur van een eigen bestand dient dan ook zoveel mogelijk hiermee overeen te komen.