Voorstel voor een nationaal archief van fossiele zoogdieren

Het Rijksmuseum van Geologie en Mineralogie (RGM) te Leiden beschikt over een zelfgeconstrueerd data bank-systeem, waarin op het moment de gegevens van ongeveer 200.000 fossielen, gesteenten en mineralen opgenomen zijn. Dit systeem maakt het ons mogelijk allerlei collectiegegevens op te sporen met een minimum aan moeite. Bovendien kan bij het registreren van nieuwe aanwinsten volstaan worden met het slechts éénmaal uitschrijven van de bijbehorende gegevens d.m.v. ponsmachine of computer-terminal. Het moeizaam vele malen uittypen van de gegevens voor de diverse kaartsystemen, labels in de doosjes,etc. kan achterwege blijven, omdat het computerprogramma automatisch alle gewenste catalogi, kaartsystemen, labels, etc. produceert. Heel in het kort komt het door ons toegepaste systeem op het volgende neer: De gegevens worden ondergebracht in verschillende categorieën, b.v. vindplaats, verzamelaar, genus, species, etc. Binnen elke categorie kennen we ’trefwoorden’ en ’overige informatie’. Voor de trefwoorden is een gestandaardiseerde schrijfwijze verplicht; de overige informatie kan men schrijven zoals men wil. De trefwoorden kunnen gebruikt worden voor het verrichten van ingewikkelde zoek-operaties. De gegevens worden aan ponsmachine of terminal uitgetypt. Het computerprogramma controleert of de invoer aan alle eisen voldoet en dit resulteert in een lijst van foutmeldingen. Nadat deze fouten verbeterd zijn, wordt de nieuwe invoer geladen in de data bank. Tijdens dit laden worden de gegevens op verschillende manieren gesorteerd, en deze gesorteerde gegevens worden ingevoegd in de reeds aanwezige identiek gesorteerde catalogi op magneetband. Er zijn standaard zeven verschillende catalogi, elk gesorteerd volgens een ander criterium. Andere sorteervolgorden kunnen op aanvraag gemaakt worden.