Inzenders van waarnemingen worden verzocht hun waarnemingen zo spoedig mogelijk, liefst binnen twee maanden na waarneming in te zenden. Waarnemingen van zeldzame soorten, zie daarvoor de lijst van de Commissie Dwaalgasten Nederlandse Avifauna (Het Vogeljaar 25 (1) : 13) en bijzondere waarnemingen, gaarne met uitgebreide beschrijving en zo mogelijk met foto’s. Bij alle waarnemingen niet alleen de plaats van waarneming maar ook de gemeente vermelden.